Wstęp

Historia systemów ERP sięga początków lat 60-tych zeszłego stulecia. W międzyczasie rozwiązania ERP przechodziły wiele zmian, zarówno funkcjonalnych, jak i technologicznych. Jednak nigdy dotąd i z taką siłą nie wieści się, że nadszedł właśnie koniec systemów ERP jakie znamy… Pewnie to dla wielu z nas szokujące, ale czy słusznie?

Rynek ERP

To można było przewidzieć. Dla obserwatorów rynku ERP było już jasne od kilku lat, że nadchodzi koniec ERP w postaci i formule do jakiej zostaliśmy przyzwyczajeni. Dlaczego? Pojawiło się kilka znaczących zjawisk, które to zwiastowało:

Konsolidacja dostawców ERP.

W ostatnich latach liczba procesów przejmowania, łączenia i konsolidowania dostawców ERP i ich rozwiązań zdecydowanie wzrosła.

Liczba opcji ERP do wyboru.

Od dłuższego czasu przedsiębiorstwa mają do wyboru wiele opcji i wariantów ERP, by wymienić tylko niektóre: SaaS, chmura, instalacja lokalna, rozwiązanie dedykowane, mobilne, Business Intelligence, itd. Nie muszą już stawiać na jedno, duże i homogeniczne rozwiązanie ERP.

Dostępność ERP.

Łatwiejszy dostęp do pieniądza spowodował, że system ERP stał się osiągalny dla przedsiębiorstw, niezależnie od ich wielkości. Do niedawna, na jego wdrożenie mogły sobie pozwolić wyłącznie największe przedsiębiorstwa.

Reputacja systemów ERP.

W dalszym ciągu, pomimo wzrostu edukacji po stronie dostawców, jak i użytkowników oraz doskonalenia metodyk wdrożeniowych i technologii, zbyt wiele wdrożeń systemów ERP kończy się porażką i niepowodzeniem.

Sytuacja ekonomiczna.

Niepewność rynku, czy choćby kryzys w latach 2008 -2009 spowodował, że wiele przedsiębiorstw uznało wdrożenie ERP jakie znamy, za zbyt ryzykowne. Spadła akceptacja dla dużych, kosztowych i długotrwałych wdrożeń ERP, dodatkowo niepopartych rzeczywistymi korzyściami biznesowymi i szybką stopą zwrotu.

Przyszłość oprogramowania dla biznesu

Aktualnie znajdujemy się w okresie przejściowym, gdzie funkcjonuje i jeszcze przez jakiś czas będzie, dwubiegunowość rozwiązań dla biznesu.

Dla części przedsiębiorstw, to będzie nadal czas wdrożeń klasycznych systemów ERP. Jednak dla części, a z każdym rokiem coraz większej, czas tzw. Cyfrowej Transformacji

Cyfrowa transformacja to kompleksowy proces przechodzenia organizacji na nowe sposoby pracy przy wykorzystaniu technologii cyfrowych i informatycznych, gdzie celem zmian jest koncentracja na kliencie, a nie na produkcie.

Potwierdzają to wyniki badań znaczących firm analitycznych, gdzie np. według IDC, do końca 2017 roku zmiany związane z cyfrową transformacją znajdą się w centrum strategii biznesowej 2/3 CEO z grona TOP2000 światowych firm, a według Gartner do 2019 roku aż 83% przedsiębiorstw będzie opierać swoje model biznesowe na rozwiązaniach technologicznych.

Okres przejściowy minie. Jaka czeka nas więc przyszłość w świecie „po ERP”? Poniżej najważniejsze zmiany i trendy, na które powinniśmy się przygotować:

Strategia.

Trzeba będzie opracować jasną strategię, tj. wizję biznesu i organizacji po Cyfrowej Transformacji oraz plan jej przeprowadzenia. Dalszy wzrost konkurencyjności podniesie potrzebę koncentracji działań na kliencie. W sytuacji tak wielu cyfrowych i informatycznych opcji do wyboru oraz niebezpieczeństw z tym związanych, strategia Twojego przedsiębiorstwa powinna wyznaczyć całościowo kierunki zmian i sposób ich przeprowadzenia. Obecnie większość przedsiębiorstw nadal koncentruje się na wycinku biznesu i rozwiązuje problemy, choćby mówiąc „wdrażamy ERP”. Nowoczesne przedsiębiorstwa będą musiały popatrzeć szerzej, definiując strategię zmian z uwzględnieniem procesów biznesowych, technologii i działań organizacyjnych, pod kątem klienta.

Klient, procesy i ludzie.

Trzeba będzie zmienić orientację i kierunek biznesowy. Co do zasady, technologia informatyczna powinna umożliwić usprawnienie procesów biznesowych, zmiany organizacyjne i ogólną transformację biznesu. Dotychczasowe ERP były dla przedsiębiorstw jedynie technologią, a ich wdrożenie celem organizacji. W rezultacie ERP przyniosły przedsiębiorstwom nieokreślone korzyści biznesowe, przy relatywnie wysokich kosztach nabycia i utrzymania. Zbyt mocno koncentrowały się na technologii, zamiast na klientach, procesach i ludziach. Nowoczesne przedsiębiorstwa będą musiały traktować wdrożenia rozwiązań cyfrowych i informatycznych jako nierozłączne komponenty transformacji biznesu - nie cel sam w sobie.

Technologia, jako komponent biznesu.

Trzeba będzie odwrócić kolejność i podejście. Jeśli wahasz się co i jak zrobić, to najlepiej wstrzymaj inwestycje w technologie informatyczne i skoncentruj się na „posprzątaniu własnego podwórka”. Zapewne ostatnią rzeczą jaką ci potrzeba, jest kosztowne i długotrwałe wdrożenie ERP. Zamiast tego, skoncentruj się na przeglądzie biznesu i usprawnieniu procesów oraz struktur organizacyjnych. Technologię informatyczną możesz wdrożyć później, już z większą świadomością i przygotowaniem. Już usprawnienia procesów biznesowych pod kątem klienta, nawet bez technologii informatycznych, przyniosą ci szybsze i wymierne rezultaty. Cyfrowa Transformacja musi mieć swój porządek i kolejność realizacji, by przyniosła oczekiwane rezultaty. A porządek jest jeden: najpierw kompleksowa wizja biznesu z orientacją na klienta, a potem technologia informatyczna jako komponent biznesu.

Cyfrowa Transformacja vs ERP

Wyobraźmy sobie przedsiębiorstwo, które dostrzega potrzebę usprawnień organizacyjnych, rozwiązania problemów z dostępem do informacji zarządczych, czy obsługi klienta oraz podniesienia efektywności pracy.  W takim przypadku przedsiębiorstwo ma dwie opcje do wyboru, tj.: wdrożenie systemu ERP lub Cyfrową Transformację. Porównajmy oba podejścia:

Cyfrowa Transformacja Wdrożenie systemu ERP
Podejście kompleksowe, wyznaczające wizję biznesu z zastosowaniem technologii informatycznych (nie tylko ERP),rozwiązujące problemy całościowo, zorientowane na klienta Podejście wycinkowe, rozwiązujące tylko wybrane problemy organizacyjne, często zorientowane na realizację celów własnych, czy wewnętrznych.
Wdrożenie rozwiązania informatycznego (nie tylko ERP) nie jest celem, ale komponentem realizacji wizji biznesu Jest celem samym w sobie, długotrwałym, kosztownym, o niewymiernych korzyściach biznesowych.
Opiera się na strategii, czyli kompleksowej wizji biznesu, co umożliwia racjonalny dobór technologii cyfrowych i informatycznych oraz przewidywalną sekwencję wdrażania i ponoszenia nakładów finansowych Opiera się na analizie wdrożeniowej dostawcy, często w zakresie wskazywanym przez klienta, a nie rozpoznanym obiektywnie przez dostawcę systemu ERP
Zakłada usprawnienie modelu biznesowego, poprzez wykorzystanie nowoczesnych technologii, by dostarczać lepsze produkty lub usługi klientom przedsiębiorstwa Zakłada automatyzację nieefektywnych lub nisko wydajnych procesów biznesowych, w najlepszym wypadku – stopniową poprawę realizacji procesów biznesowych
Zmienia model biznesowy oraz usprawnia procesy biznesowe z wykorzystaniem technologii cyfrowych, jako jednego z komponentów transformacji biznesu Podnosi efektywności organizacji z pominięciem zmian modelu biznesowego, innymi słowy wdrożenie ERP to informatyzacja obecnego modelu biznesowego
Umożliwia zmiany na poziomie modelu biznesowego, w tym w obszarze realizacji procesów biznesowych pod kątem klienta, przy czym najbardziej skuteczną metodą zmian procesów jest Business Process Reengineering (istotne zmiany procesów, często od podstaw) Koncentruje się na stopniowym podnoszeniu efektywności określonych obszarów przedsiębiorstwa, czy procesów biznesowych, poprzez znajdowanie wydajniejszych sposobów realizacji określonych funkcji, np. planowania produkcji, czy magazynowania
Dostarcza informacji i umożliwia wprowadzanie zmian w produktach i usługach dostarczanych do klienta oraz sposobach dostaw Systemy ERP dostarczają dane i funkcje, by efektywnie dostarczyć produkt lub usługę do klienta
Podnosi prawdopodobieństwo utrzymania się przedsiębiorstwa na konkurencyjnym rynku, ponieważ koncentruje się na kliencie, tj. optymalizuje procesy dostosowania produktów i usług do jego potrzeb oraz sposoby ich dostarczania oraz serwisu Nie podnosi prawdopodobieństwa utrzymania się przedsiębiorstwa na konkurencyjnym rynku, ponieważ koncentruje się na efektywności procesów wewnątrzfirmowych, a nie związanych z klientem
Umożliwia wyższy poziom akceptacji zmian z wykorzystaniem technologii cyfrowych przez pracowników organizacji. Nowoczesne technologie cyfrowe są bliższe codziennemu życiu pracowników, przez co są przez nich bardziej akceptowalne, a co za tym idzie – podnoszą prawdopodobieństwo skutecznego wdrożenia aplikacji biznesowych. Systemy ERP są często traktowane przez pracowników jako „zło konieczne”. Nie podoba im się, frustruje ich, nie spełnia ich oczekiwań, ponieważ posiadają obcą i nieprzyjazną technologię, ale muszą z nich korzystać na co dzień. To najczęstszy powód porażek i niepowodzeń wdrożeń ERP.
Wiąże się bezpośrednio z transformacją biznesu, co wymusza zaangażowanie wszystkich pracowników i ich udział w procesie Cyfrowej Transformacji. Podnosi to prestiż projektu i daje możliwość rozwoju osobistego pracownika Wiąże się ze szkoleniem wybranych pracowników w ściśle określonych obszarach i z określonych funkcji systemu ERP. Przestaje być traktowane jako prestiż, czy nobilitacja dla pracownika.
Korzysta z kombinacji wielu opcji technologicznych i systemów dla usprawnienia organizacji (nie tylko i nie koniecznie ERP). Dzisiejsze systemy są otwarte i elastyczne, a integracja przestała być problemem, podobnie jak dostęp do Internetu szerokopasmowego i urządzeń mobilnych. Rodzi dążenie do „upchania” w systemie ERP wszystkich możliwych funkcji, automatyzujących całość działalności przedsiębiorstwa, np. obsługa awarii i remontów, CRM, itd. System ERP oraz infrastruktura stają się rozwiązaniem „ciężkim”, zamkniętym i mało wydajnym.

Co powinieneś wiedzieć o Cyfrowej Transformacji?

Reasumując treść niniejszego artykułu, poniżej krótkie podsumowanie wiedzy o Cyfrowej Transformacji:

  1. Co to jest Cyfrowa Transformacja? To proces zmian organizacyjnych z wykorzystaniem technologii cyfrowych i informatycznych, którego celem jest zmiana i usprawnienie modelu biznesowego w relacji z klientem. To więcej niż inicjatywa wdrożenia, czy aktualizacji technologii informatycznych w przedsiębiorstwie. To wizja i realizacja przebudowy biznesu przedsiębiorstwa na poziomie procesów biznesowych i organizacji oraz technologii cyfrowych. Przykładowo, w wyniku Cyfrowej Transformacji można zmienić sposób komunikacji przedsiębiorstwa z klientami i umożliwić im samodzielne dostosowania produktu do ich indywidualnych potrzeb, np. koloru tapicerki w samochodzie z możliwością bieżącego wglądu w stan i jakość realizacji swojego zamówienia.
  1. Jakie są podstawowe komponenty Cyfrowej Transformacji? Wiemy już, że Cyfrowa Transformacja może łączyć w sobie nieograniczoną liczbę technologii cyfrowych, czy informatycznych z ERP włącznie. Poza wieloma, na pewno fundamentalne znacznie dla procesu Cyfrowej Transformacji mają: media społecznościowe, business intelligence, aplikacje mobilne i rozwiązania w chmurze oraz korzystanie z ich otwartości i mechanizmów elastycznej integracji pomiędzy sobą. Przykładowa struktura komponentów Cyfrowej Transformacji może wyglądać jak na poniższej grafice:
  1. Czym różni się Cyfrowa Transformacja od wdrożenia systemu ERP? Cyfrowa Transformacja to raczej większa zmiana, a często rewolucja, dla całego biznesu przedsiębiorstwa czy organizacji. Wdrożenia systemów ERP koncentrują się natomiast na usprawnieniach określonego lub określonych obszarów biznesowych. Poza tym, proces zmian cyfrowych umożliwia biznesowi korzystanie z innowacyjnych, dotychczas niewykorzystywanych, technologii informatycznych. Wdrożenia systemów ERP dotyczą raczej aktualizacji lub usprawniania wykorzystywanego oprogramowania. Pamiętajmy jednak, że mimo różnic, ERP powinny stanowić niezbędny składnik Cyfrowej Transformacji, jako źródła danych transakcyjnych.
  1. Skąd mam wiedzieć, czy Cyfrowa Transformacja nadaje się dla mojego przedsiębiorstwa? Proces Cyfrowej Transformacji dotyczy bardziej organizacji, które charakteryzują się dużą dynamiką biznesu, agresywnie walczą o jego wzrost, doświadczają istotnych zmian w branży ich funkcjonowania oraz chcą wyprzedzić swoją konkurencję i stać się wyznacznikiem dobrej praktyki biznesowej i synonimem konkurencyjności. Tego typu organizacje muszą wykorzystywać innowacyjne technologie cyfrowe, aby szybko adoptować swoje produkty, efektywnie korzystać z opinii i oczekiwań klientów oraz optymalizować i skracać łańcuchy dostaw produktów do swoich odbiorców.
  1. Co jest potrzebne, by proces Cyfrowej Transformacji zakończył się sukcesem? Udana Cyfrowa Transformacja to połączenie kilku procesów, tj. opracowania modelu biznesowego przedsiębiorstwa z koncentracją na kliencie, zarządzania zmianami i usprawnieniami procesów biznesowych, zarządzania zmianami w całości organizacji, stałego i konsekwentnego działania kadry zarządzającej oraz kreatywności i otwartości na wprowadzanie zmian technologicznych. Jak widać to inicjatywa bardziej kompleksowa i ryzykowna od choćby wdrożenia systemu ERP. Dotyka bowiem całej organizacji i większości osób w niej pracujących.

Podsumowanie

Czas zmian w dotychczasowym postrzeganiu ERP już się rozpoczął. Jesteśmy w okresie przejściowym, który skończy się szybciej niż nam się wydaje. Pęd cyfrowych i technologicznych innowacji zmieni model biznesowy wielu organizacji. Dla części z nich koniec ERP jakiego znamy to zła wiadomość, dla coraz większej – to wiadomość bardzo dobra. Przedsiębiorstwa nie muszą już czuć się jak postawione pod ścianą, mając do wyboru tylko nieelastyczne i „ciężkie” systemy ERP. Mają wiele opcji do wyboru. Najważniejsze jednak, by przed podjęciem decyzji dać sobie czas na przemyślenie i ustalenie procesów biznesowych oraz modelu biznesowego przedsiębiorstwa, z Klientem w centrum uwagi.

Jacek Gałkowski
ALDEA IT Consulting